Cómo Diagnosticar, Gestionar y Monitorear la Salud del Proyecto
¿Cómo saber si un cambio avanza bien? ¿Qué herramientas utiliza para diagnosticar problemas e identificar riesgos críticos? Evaluar la salud del proyecto en función de los sentimientos, la opinión subjetiva o incluso los comentarios y opiniones de los líderes de la organización puede llevarle por el camino equivocado sin saberlo.
El Modelo del Triángulo de Cambio de Prosci (PCT) es un marco simple pero poderoso que muestra los cuatro aspectos críticos de cualquier esfuerzo de cambio exitoso y cómo estos están interrelacionados. Este Modelo y su evaluación proporciona una forma enfocada de identificar, hacer seguimiento y medir la salud de un proyecto en función de la definición del Éxito, el Liderazgo / Patrocinio, la Gestión del Proyecto y la Gestión del Cambio.
EL MODELO DEL TRIÁNGULO DE CAMBIO DE PROSCI (PCT) Y LA EVALUACIÓN DEL PCT
Calvin Coolidge, el trigésimo presidente de los Estados Unidos, dijo una vez: “Aquellos que confían en el azar deben respetar los resultados del azar”. El Modelo PCT aprovecha la oportunidad del cambio y le ayuda a comprender qué necesita para lograr un cambio exitoso, si le faltan aspectos importantes y qué hacer al respecto.
Modelo del Triángulo de Cambio de Prosci (PCT)
APLICANDO EL MODELO Y LA EVALUACIÓN PCT
A continuación se comparten siete formas en que se puede aplicar el Modelo PCT y la Evaluación PCT para diagnosticar, gestionar y monitorear de manera efectiva la salud de sus proyectos e iniciativas:
1. Realizar evaluaciones
La evaluación de su proyecto con la herramienta de Evaluación PCT le brinda una visión clara de la salud de cada uno de los tres vértices del modelo PCT, así como de qué tan bien cada área apoya el éxito del proyecto. Responder a las 40 preguntas de diagnóstico en la Evaluación del PCT le da una idea informada de la dirección general de una iniciativa.
2. Evaluar la salud del proyecto
Dar sentido a los resultados de la evaluación, también conocido como Perfil PCT, le ayuda a extraer ideas y conclusiones y empezar a comprender lo que necesita su proyecto. A menudo, podemos decir en general que un proyecto va bien y otro no tan bien. Pero tener una evaluación de diagnóstico, es una forma de entender claramente la salud del proyecto, que le muestra de manera precisa dónde enfocar su atención.
Perfil PCT
3. Identificar factores de riesgo
Una vez que evalúe el estado general del proyecto, puede comenzar a mirar específicamente las áreas que necesita mejorar. La puntuación simplificada con valores de uno-dos-tres de la Evaluación PCT le permite concentrarse en las áreas problemáticas e identificar rápidamente los factores de alto riesgo que necesitan atención.
Perfiles PCT
4. Direcciona los pasos siguientes
Cuando conozca los factores de riesgo del proyecto, puede utilizar este conocimiento para definir los pasos siguientes. Después de revisar los puntajes: uno-dos-tres de la evaluación, puede identificar claramente los factores de puntaje bajo y construir pasos a seguir para abordar cada uno. Por ejemplo, puede creer que ha definido completamente sus objetivos de adopción y uso, pero si obtiene un puntaje de uno en cualquiera de estos factores, los objetivos seguramente no están definidos de manera adecuada. ¿Qué va a hacer al respecto? ¿A quién necesita para alinearlos? ¿Qué preguntas necesita hacer para seguir adelante?
5. Seguimiento del progreso a lo largo del tiempo
El Modelo PCT y la Evaluación PCT son muy útiles para realizar un seguimiento de la salud de la iniciativa a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, puede tomar una foto de diagnóstico del estado del proyecto al inicio, durante el diseño, durante el desarrollo, durante la implementación y al final de la planeación.
Cuando asesoramos a los clientes en nuestros proyectos de consultoría, les mostramos cómo configurar un proyecto e identificar en el calendario cuándo tiene sentido hacer evaluaciones porque los puntajes cambiarán. En la medida que la salud de un proyecto cambia con el tiempo, también cambia el perfil del PCT resultante, así como la probabilidad de alcanzar los objetivos, obtener resultados y beneficios y culminar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
6. Evaluar el portafolio de proyectos
Los clientes también comparan las puntuaciones de las Evaluaciones PCT en varios proyectos. Supongamos que tiene un portafolio de siete proyectos en curso en su organización. Si traza el perfil del PCT en relación con el lugar donde aparece cada uno de esos siete proyectos en un gráfico de riesgo versus inversión y lo comparte con un equipo de líderes senior, su único trabajo será escucharlos y dejarlos hablar. Los conocimientos y las implicaciones serán tan claros que los líderes identificarán inmediatamente las competencias y deficiencias de la organización. Mirar muchos proyectos uno al lado del otro ofrece una visión panorámica del estado del portafolio.
7. Crear una visión compartida
Este es uno de los aspectos más valiosos y de mayor impacto del Modelo PCT. Suponga que está sentado alrededor de una mesa con el equipo del proyecto. Tiene un patrocinador, el director o gerente del proyecto, un par de expertos en la solución técnica y tiene algunos representantes claves del negocio. Lograr que todos estén en sintonía sobre lo que se debe hacer para impulsar la iniciativa es uno de los pasos más importantes. El Modelo PCT proporciona las bases para generar claridad y la alineación, lo que les permite trabajar juntos hacia el objetivo que identificaron como éxito en el centro del triángulo.
No hay nada más poderoso que hacer que las personas estén en la misma página, nada más distractor que tener dos personas en páginas diferentes, y nada más devastador que tener personas que piensan que están en la misma página cuando no lo están. El Modelo PCT le ayuda a crear la visión compartida para estar en la misma página sobre lo que todos necesitan para obtener resultados exitosos de sus iniciativas de cambio más importantes.
“Empoderar al individuo cuando hay un nivel relativamente bajo de alineación empeora el caos y hace que la gestión del equipo sea aún más difícil” — Peter M. Senge
UTILICE EL MODELO DEL TRIÁNGULO DE CAMBIO DE PROSCI (PCT) PARA PROTEGER LA SALUD DEL PROYECTO
El gurú de la administración, Peter Senge, nos ofrece una gran observación sobre cómo el empoderamiento sin alineación solo amplifica el caos. Es difícil colaborar con éxito como equipo si no nos estamos moviendo hacia el mismo objetivo. El Modelo del Triángulo de Cambio de Prosci (PCT) pone el éxito en el centro del modelo porque este es el problema que necesita abordar, la mejora que necesita hacer o la oportunidad que está buscando aprovechar. Una vez que defina y articule el éxito de los cambios de su proyecto, puede aplicar el Modelo PCT para diagnosticar y tratar claramente la salud del proyecto y avanzar en equipo hacia el éxito definido.
